Wat is mogelijk met meer inzicht in toekomstige kosten?

Simcha van Helvoort

Stel voor dat je afgelopen jaar perfect inzicht had in de toekomstige kosten van de jeugdhulp. Wat had je halverwege doen om de kosten te beperken? Of misschien had je daarover minder stress gehad gedurende het jaar omdat je wist dat het goed ging komen. Binnen de gemeente worden wel prognoses gemaakt met de hand voor de jeugdhulp, maar dit gebeurt vaak maar een paar keer per jaar. Dit betekent dat de prognose na presentatie al verouderd is. In het verkeer zou het equivalent zijn dat je pas begint met sturen nadat je de rotonde voorbij bent.

Op dit moment ervaren gemeenten enorme druk met de begroting van de jeugdhulp. Na de decentralisatie in 2015 moesten gemeenten de jeugdhulp overnemen wat zou leiden tot betere en goedkopere zorg. Daardoor werd wel een korting op het budget gerechtvaardigd. Dit leidde uiteindelijk tot grote financiële stress die bij veel gemeenten ervaren wordt.


Een veel voorkomend voorbeeld gebeurt aan het eind van het jaar. De realisatie is bijna rond. Verschillende leveranciers, sommige zelfs ongecontracteerd, kloppen aan. Op het laatste moment sturen ze hun declaraties op. Volgens de regels, volkomen legaal, maar veroorzaakt chaos. Elke casus mag niet te veel kosten of er moet ergens anders geld vandaan gehaald worden. Op deze manier is de gemeente bezig met het blussen van brandjes om de schade te beperken.


Hoe continu inzicht in de toekomstige kosten kan helpen

Door continu inzicht te hebben in de toekomstige kosten kan je juist het brandjes blussen voorkomen. In het verleden is er altijd een piek in kosten en declaraties geweest aan het eind van het jaar. Door te voorspellen hoe groot die piek gaat zijn weet je hoeveel budget hiervoor achtergehouden moet worden.


Ander inzicht dat kan helpen zijn voorspelde kosten uit niet gecontracteerde trajecten. De huisarts kan een client doorverwijzen naar een leverancier die geen contract heeft bij de gemeente. Wettelijk heeft deze leverancier 3 jaar om declaraties te sturen. Als je in de prognose kan zien dat er veel van dit soort declaraties kom dit jaar, dan wil je daar marge voor inbouwen.


Met de meest recente data zou je elke maand of kwartaal kunnen bijsturen. De vragen die hierbij opkomen:

  • Is er nog genoeg budget over als we die pieken aan het eind van het jaar gaan krijgen?
  • Waar komt de overschrijding van het budget vandaan en welke maatregelen kunnen we hiervoor nemen?
  • Kunnen we nu al kijken welke budgetten uit andere afdelingen beschikbaar gesteld kunnen worden?

Niet alleen bij de kosten, maar ook bij het volume van de jeugdhulp zijn continu prognoses relevant. Door te voorspellen wat de vraag gaat worden naar bepaalde zorgsoorten (ambulant, reclassering etc.) is het mogelijk om leveranciers hierop te informeren en daarmee in gesprek te gaan en contracten aan te passen.

Op leverancier niveau kan je de verwachte kosten (in euro’s) en verwachte opbrengsten (kwaliteit van de zorg) tegenover elkaar zetten om ook in gesprek te gaan met de leveranciers over hun prestaties. Zo zou je onderscheid kunnen maken welke aanbieders vooral flinke winst willen maken op lichte zorg en welke aanbieders buiten de gebaande paden durven te gaan om de cliënten zo goed mogelijk te helpen.


En als laatst kan je kijken naar de uitgevoerde trajecten om te bepalen wat hun successcore is. Er wordt niet altijd gekozen voor een investering in de cliënt, maar voor een lichter en goedkoper zorgproduct dat sneller geleverd kan worden. De cliënt wordt geholpen met een goedkoper product, maar dit zou in de toekomst tot hogere kosten kunnen leiden dan één grote investering. Een successcore per traject zal hier inzicht in geven.


Dit betekent dat je als gemeente kan anticiperen op de trend naar de toekomst. Ga je over het budget en wat kan je er aan doen? Stijgt de vraag? Ga in gesprek met de aanbieders. Van welke trajecten en aanbieders kan je de beste kwaliteit verwachten? Ga met ze in gesprek op basis van deze resultaten. Maar hoe kom je aan deze informatie? Hoe weet je dat de vraag gaat stijgen?

Inzicht krijgen in toekomstige kosten

Voor een aantal gemeenten is het prognosticeren van vraag en kosten van jeugdhulp niks nieuws. Experts maken deze prognoses aan de hand van een trend en domein kennis. Deze prognoses zijn vaak op basis van dossiers en declaraties uit het verleden. Deze kosten veel tijd en werk om te maken, maar zijn wel een goede basis om je beleid op te baseren.


Een groot nadeel is de hoeveelheid werk dat ze kosten. Daardoor is het niet mogelijk om regelmatig een prognose update te geven. Dit zorgt ervoor dat deze prognoses achter gaan lopen. Uiteindelijk heeft elke prognose een bepaald niveau van betrouwbaarheid omdat nooit alle scenario’s in de prognose verwerkt kunnen worden. Gelukkig kunnen we dit aanpakken door op een innovatieve manier te kijken naar prognotisering.


Met grote hoeveelheden data en technologieën als “Machine Learning”-algoritmes kan er gewerkt worden om niet alleen deze prognoses te automatiseren, maar ook uit te breiden. Naast data uit dossiers en declaraties kunnen ook externe factoren meegenomen worden. Een stijging in bijvoorbeeld de meldingen van huishoudelijk geweld of eenouderhuishoudens zal leiden tot een stijging naar de vraag van jeugdhulp.


Met de juiste data kan er zelfs gezocht worden naar de oorzaak van de voorspelde trends. Met de juiste data kan geanalyseerd worden welke korte termijn beleidskeuzen effect hebben op de kosten van de jeugdhulp, en met hoeveel? Dit geeft meer inzicht voor beleidsmedewerkers en wethouders welke acties ondernomen moeten worden om binnen budget te blijven.


Ons product

Tau Omega heeft een oplossing voor al deze problemen. Met behulp van gemeenten hebben we een dashboard ontworpen waarin we prognoses real-time presenteren. Deze prognoses geven inzicht in toekomstige kosten en vraag naar jeugdhulp. Daarnaast wordt de grootte van ongecontracteerde declaraties ingeschat voor het huidig en komende jaar. Daarnaast geeft het dashboard inzicht in de contracten, afspraken en resultaten van trajecten en aanbieders. Daardoor kan je de brandblusser wegstoppen, focussen op wat er gaat komen en de brandjes voorkomen voordat ze plaats vinden.


Voor de ontwikkeling van dit dashboard hebben we een gemeente nodig die dit mee wil realiseren. Dit kost geen geld, enkel tijd en het beschikbaar stellen tot uw data. Heeft u interesse in een gratis data onderzoek om dit mee te ontwikkelen? Neem dan contact op! Lees hier meer: https://tauomega.nl/wat-doen-we/opzoek-naar-pilot-gemeente